Kodeks cywilny nakazuje zawarcie niektórych typów umów w określonej formie – w formie pisemnej (forma zwykła), w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi lub w formie aktu notarialnego (tzw. formy szczególne).  

Kodeks cywilny wymaga zawarcia na piśmie np. umowy kontraktacji (art. 616). Niekiedy Kodeks cywilny nakazuje, aby umowa została stwierdzona pismem. Tak jest np. dostawy (art. 606) czy umowy o roboty budowlane (art. 648) czy umowy spółki cywilnej (art. 860 § 2).

Dla zawarcia przez wykonawcę umowy o roboty budowlane z podwykonawcą (art. 647(1) §§ 2-4) oraz zawarcia przez strony umowy leasingu (art. 709(2)) Kodeks cywilny wymaga sporządzenia umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Również złożenie oświadczenia przez poręczyciela winno nastąpić na piśmie pod rygorem nieważności (art. 876 § 2).

W przypadkach, w których przepis Kodeksu cywilnego nakazuje zawarcie umowy w formie pisemnej lub stwierdzenie umowy pismem, niezachowanie tej formy będzie powodowało nieważność umowy tylko wówczas, gdy z przepisu tego będzie wynikał ponadto obowiązek dochowania formy pisemnej umowy pod rygorem nieważności.

Jeżeli zgodnie z postanowieniem Kodeksu cywilnego umowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej, jednak przepis ten nie zastrzega rygoru nieważności, umowa zawarta w innej formie niż forma pisemna, forma pisemna z notarialnym poświadczeniem podpisów lub forma aktu notarialnego, będzie ważna, ale jeżeli w jakimkolwiek postępowaniu sądowym wystąpi konieczność wykazania faktu zawarcia tej umowy, to - z wyjątkami określonymi w Kodeksie cywilnym (w art. 74) - nie będzie możliwe przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków lub z przesłuchania stron, zmierzającego do wykazania tej okoliczności. 

Dla ważnego i skutecznego zawarcia umowy sprzedaży przepisy Kodeksu cywilnego regulujące tę umowę zasadniczo nie przewidują żadnej szczególnej formy, w jakiej powinna ona zostać zawarta. Wyjątki dotyczą sytuacji, gdy przedmiotem umowy sprzedaży jest nieruchomość lub przedsiębiorstwo. Z przepisów Kodeksu cywilnego wynika, że umowa sprzedaży nieruchomości, dla jej ważności wymaga zawarcia jej w formie aktu notarialnego (art. 158), natomiast ważność umowy sprzedaży przedsiębiorstwa zależy od sporządzenia jej przynajmniej w formie pisemnej z notarialnie poświadczonymi podpisami stron (art. 75(1) § 1), o ile w skład przedsiębiorstwa nie wchodzi nieruchomość, gdyż wówczas zawarcie umowy sprzedaży, zgodnie z art. 158, będzie wymagało formy aktu notarialnego.

Także w przypadku, gdy przedmiotem umowy sprzedaży nie jest nieruchomość lub przedsiębiorstwo, strony umowy mogą uzgodnić między sobą, że umowa taka będzie ważna tylko wtedy, gdy zostanie zawarta w ustalonej przez strony formie, przy czym może to być zarówno forma pisemna, jak i forma pisemna z notarialnym poświadczeniem podpisów, a nawet forma aktu notarialnego, mimo że obowiązek zachowania takiej formy umowy nie będzie wynikał z żadnego przepisu.

Jeżeli strony zamierzające zawrzeć umowę sprzedaży nie ustalą, że powinna ona zostać zawarta w formie pisemnej lub innej formie szczególnej, do zawarcia umowy może dojść w formie ustnej, zwłaszcza gdy wartość umowy jest niewielka. Wówczas, aby zawrzeć umowę sprzedaży nie jest konieczne podpisanie przez strony dokumentu zawierającego uzgodnione warunki umowy.  

W przypadku, gdy umowa sprzedaży została zawarta w formie ustnej między przedsiębiorcami, jedna ze stron umowy może potwierdzić uzgodnione warunki umowy w piśmie skierowanym do drugiej strony. Jeżeli pismo to będzie zawierało zmiany lub uzupełnienia uzgodnionych warunków, które jednak nie będą zmieniać istotnie treści umowy, dojdzie do zmiany umowy w sposób wskazany w piśmie potwierdzającym, chyba, że strona, która takie pismo otrzymała niezwłocznie się tym zmianom sprzeciwi w piśmie skierowanym do strony umowy będącej nadawcą pisma potwierdzającego (art. 77¹ Kodeksu cywilnego). 

Zawarcie umowy sprzedaży, bez względu na formę, w jakiej umowa ma zostać zawarta może być poprzedzone negocjacjami, których celem jest uzgodnienie warunków umowy (art. 72 Kodeksu cywilnego). Nie ma przy tym znaczenia, w jakiej formie negocjacje są prowadzone. Mogą one się odbywać zarówno w czasie bezpośrednich rozmów, jak i za pośrednictwem telefonu, oświadczeń wysyłanych drogą telefaksową czy poprzez wymianę wiadomości elektronicznych. Istotne jest natomiast osiągnięcie porozumienia co do warunków umowy, które były tymi negocjacjami objęte. Umowa sprzedaży zostanie zawarta po uzgodnieniu wszystkich jej warunków, z chwilą gdy strony złożą zgodne oświadczenia woli o zawarciu umowy, obejmujące warunki uzgodnione w trakcie negocjacji. Jeżeli zatem negocjacje będą dotyczyły przedmiotu sprzedaży, jego ceny, terminu jej zapłaty i terminu wydania przedmiotu sprzedaży kupującemu, to należy przyjąć, że umowa sprzedaży zostanie zawarta z chwilą uzgodnienia przez strony wszystkich tych warunków.  

Do zawarcia umowy sprzedaży może również dojść w tzw. trybie ofertowym, który polega na tym, że jedna strona składa drugiej stronie ofertę zawarcia umowy sprzedaży, określając w ofercie warunki tej umowy, zaś druga strona taką ofertę przyjmuje (art. 66 – 70 Kodeksu cywilnego). Do zawarcia umowy sprzedaży na warunkach określonych w ofercie dojdzie w chwili, gdy składający ofertę otrzyma oświadczenie drugiej strony o jej przyjęciu. Należy pamiętać, że jeżeli dla zawarcia umowy sprzedaży jest wymagana forma szczególna (forma pisemna z notarialnym poświadczeniem podpisów lub forma aktu notarialnego) zarówno oferta, jak i jej przyjęcie muszą zostać złożone w tej właśnie formie. Możliwe są również sytuacje, gdy ze zwyczaju lub treści oferty wynika, że otrzymanie przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest konieczne, w szczególności, gdy składający ofertę żąda niezwłocznego wykonania umowy. W takim przypadku oferta przestaje wiązać, gdy po jej otrzymaniu druga strona w odpowiednim czasie nie rozpocznie realizacji umowy.  W sytuacji, gdy przyjęcie oferty następuje z zastrzeżeniem zmiany lub uzupełnienia jej treści, takie przyjęcie oferty traktuje się jak nową ofertę.     W stosunkach między przedsiębiorcami za przyjęcie oferty uważa się także przesłanie odpowiedzi na ofertę, zawierającej zmiany lub zastrzeżenia do treści oferty, o ile nie zmieniają one tej treści w sposób istotny. Wówczas pomiędzy stronami dochodzi do zawarcia umowy sprzedaży na warunkach określonych w ofercie z uwzględnieniem zmian lub zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi na nią, chyba, że w treści oferty wskazano, że może ona być przyjęta wyłącznie bez zastrzeżeń albo gdy składający ofertę sprzeciwił się tym zastrzeżeniom lub nie wyraził zgody na ich włączenie do umowy. W przypadku, gdy przedsiębiorca otrzymał ofertę zawarcia umowy w ramach swojej działalności od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, oświadczenie o przyjęciu oferty nie jest konieczne, gdyż wówczas brak niezwłocznej odpowiedzi przedsiębiorcy na ofertę uważa się za jej przyjęcie.

Umowa sprzedaży może zostać również zawarta w drodze aukcji lub przetargu. Zawarcie umowy sprzedaży w ten sposób następuje z chwilą udzielenia przybicia, tj. wyboru najkorzystniejszej oferty. Z tym momentem własność sprzedawanego przedmiotu przechodzi ze sprzedającego na kupującego, chyba, że aukcja lub przetarg dotyczy nieruchomości lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa. Wówczas, aby własność przeszła na nabywcę konieczne jest zawarcie umowy w formie aktu notarialnego (nieruchomość) lub w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (zorganizowana część przedsiębiorstwa).